印章代表了一個組織的全部對外活動和對內管理，是這個組織權力的象征。印章的使用管理在某種程度上已經成為企業(yè)日常經營管理活動的縮影，通過對印章使用管理現(xiàn)狀的分析，可以很好地透視一個企業(yè)內部管理的狀況，發(fā)現(xiàn)其薄弱環(huán)節(jié)和隱含的運營風險。對于大型建筑施工企業(yè)來講，由于生產方式的特殊性，印章管理更加復雜，本文擬通過對大型建筑施工企業(yè)印章管理現(xiàn)狀的分析，就如何提高和改善印章管理工作提出建議和意見。
1.印章的作用與分類
印章是一個組織的符信。由于是符信，符合中國人的傳統(tǒng)觀念，導致用法律予以確認。比如，《合同法》第三十二條規(guī)定：“當事人采用合同書形式訂立合同的，自雙方當事人簽字或者蓋章時合同成立”；《民事訴訟法》第五十九條“委托他人代為訴訟，必須向人民法院提交由委托人簽名或者蓋章的授權委托書”；《民事訴訟法司法解釋》第六十五條規(guī)定：“借用業(yè)務介紹信、合同專用章、蓋章的空白合同書或者銀行賬戶的，出借單位和借用人為共同訴訟人。”從這些規(guī)定可以看出，我國法律確立了公章代表公司、單位，公章的效力可以脫離法定代表人而獨立存在，獨立發(fā)生效力的原則。
大型建筑施工企業(yè)由于行業(yè)特點和跨地區(qū)經營的需要，根據(jù)其性質和用途，日常使用的印章大致可以分為以下三類：
1.1行政公章類，指企業(yè)、單位、機構及其部門等行使企業(yè)職權的法定名稱章。主要包括：經公安部門批準并刻制備案的法定單位名稱章，也就是俗稱的“行政公章”；冠有單位名稱的內設職能部門或分支機構名稱章；冠有單位名稱及工程項目名稱的項目部公章；以及為實施某項特定的管理活動或完成某項任務而設立的特定機構名稱章等。
行政公章代表了對應組織(企業(yè)、單位、機構或部門)日常對內對外的各類經營管理活動，在其法定或書面授權范圍內，行使企業(yè)經營管理權利，承擔相應責任。
1.2業(yè)務專用章類，指冠以企業(yè)單位法定名稱，用于業(yè)務管理活動并明確專門用途的印章，主要包括：合同專用章、財務專用章、發(fā)票專用章、資料專用章、預(結)算專用章等。
業(yè)務專用章一般可以以企業(yè)名義，在印章對應業(yè)務范圍內對外行使權利、承擔責任。
1.3領導人員印鑒章，指以企業(yè)領導人員或取得某種授權的人員的名義，代表企業(yè)實施職務行為的名章。一般包括法定代表人、企業(yè)負責人、技術負責人、財務負責人或其他取得授權人員的名章、簽字章等。這種印章與個人私章性質不同，屬于公務專用章。
領導人員印鑒章可以代表領導人員本人行使與本企業(yè)有關的職務管理權利和承擔相應責任。
2.大型建筑施工企業(yè)印章使用管理的現(xiàn)狀
2.1印章使用的特點
2.1.1印章種類多、數(shù)量大
大型建筑施工企業(yè)由于生產經營的需要，一般會設置多級法人或多個分支機構，而這些子企業(yè)或分支機構及其職能部門均需要刻制相應的印章來實施生產經營管理活動。同時，由于建設工程項目存在獨立性和流動性的特征，同時每個工程項目均需要在一定職權范圍內代表企業(yè)與相關方之間發(fā)生業(yè)務往來或進行信息溝通，這就需要刻制項目部公章或技術資料專用章等實施相關的行為。大型企業(yè)因為規(guī)模大、工程項目多，加之工程項目結束后的竣工結算、質量保修等因素，項目印章不會被及時銷毀，直接導致一些企業(yè)項目章的數(shù)量往往非常龐大。此外，大型建筑施工企業(yè)在開展跨地區(qū)經營活動時，需要設置區(qū)域性生產經營單位，以及應項目所在地建設行政管理部門要求而開設的窗口單位(含各類分支機構及子公司)。這些單位除存在各種行政公章外，還需要在合同簽約、財務管理、項目施工、工程結算等方面刻制相應的印章，以上這些因素都導致了大型建筑施工企業(yè)印章的種類和數(shù)量繁多。
2.1.2印章使用頻率高、周期長
建筑產品的生產周期長，項目實施過程中需要涉及使用印章的事項繁多，各個業(yè)務管理條線的部門章、專用章以及項目部公章等使用頻率很高，尤其項目部公章，在一定程度上承擔了企業(yè)對外進行聯(lián)絡的功能。而大型建筑施工企業(yè)建設項目多，涉及到的印章使用頻率更是比一般企業(yè)要高出許多。同時，大型建筑施工企業(yè)承接的一些大規(guī)模、標志性項目的施工周期可能長達5、6年，印章使用次數(shù)更是遠超一般項目。
2.1.3異地用印成本高、協(xié)調難
根據(jù)公安部《印章治安管理辦法》的規(guī)定，一個企業(yè)法人只能有一枚經登記備案的單位法定名稱章，即行政公章。大型建筑施工企業(yè)在跨地區(qū)經營過程中必然碰到異地招投標、異地簽約、異地辦理各種手續(xù)等情況，大多需要用到企業(yè)公章。比如在工程投標過程中，需要頻繁用印，一旦同時有幾個地區(qū)開展投標活動，如何安排公章使用便成了一個難題。由于當前電子印章尚未被市場所廣泛接受，授權駐外機構印章行使單位公章部分職權也未完全被相關方所認可，有些單位只能采用“飛行用印”的做法。但“公章出差”也存在用印成本高，出差過程中經手層次多、人員雜，印章丟失或被盜風險高等問題，特別是可能顧此失彼，影響企業(yè)面上的正常業(yè)務活動。如何協(xié)調好單位公章的使用，已成為不少大型建筑施工企業(yè)的一個管理難題。
2.2印章管理中存在的主要問題
2.2.1用印手續(xù)審核不嚴
當前，不少大型建筑施工企業(yè)都建立了嚴格的用印審批制度，但在具體執(zhí)行中卻不同程度地存在審核把關不嚴、印章使用隨意性比較大的現(xiàn)象。主要表現(xiàn)為：一是用印審批手續(xù)不全，審核不嚴。比如審批手續(xù)滯后，先用印后審批；應當由相關負責人審批的事項，未經審批用印，有的審批人員對用印事項審核不嚴，導致審批手續(xù)形同虛設。二是越權用印。印章使用范圍超越批準范圍，可以使用業(yè)務專用章的使用單位公章，不可使用業(yè)務專用章卻又規(guī)避審核，擅自加蓋業(yè)務專用章；超范圍使用項目章，將項目章用于未經審批的經濟合同或證明文書，構成表見代理，存在重大經濟風險的隱患，此類行為引發(fā)的法律糾紛在建筑施工行業(yè)屢有耳聞。三是忽視用印管理流程。一些用印申請應登記而未登記；用印事項需要相關業(yè)務部門審核而未審核，僅憑領導或管理人員的打招呼代替應該履行的用印審核程序。尤其在一些企業(yè)分支機構和項目部，上述情況更為嚴重一些。
2.2.2用印監(jiān)管松懈乏力
大型建筑施工企業(yè)單位公章用途廣、使用頻率高，在項目投標、資質報審、銀行開戶、對外聯(lián)絡等過程經常出現(xiàn)大量資料集中用印的情況。這就要求印章保管人員要有較強的風險識別能力和責任意識。一些施工企業(yè)存在印章保管人員職責不清、風險意識不強、法律意識淡薄等現(xiàn)象，對本單位的印章管理制度規(guī)定和業(yè)務要求不主動學習，責任意識較差。用印人員自行蓋章、非本企業(yè)工作人員接觸印章、監(jiān)印人員離開現(xiàn)場等情況時有發(fā)生。同時，目前大部分施工企業(yè)對于蓋印區(qū)域缺乏定點管理和技防監(jiān)控設施，這就埋下了企業(yè)公章被偷蓋、私蓋和“蓋白”的隱患。
2.2.3表見代理風險大
印章的效力可以脫離法定代表人而獨立存在，獨立發(fā)生效力，印章的效力也往往不因企業(yè)內部的規(guī)定或印章本身的形狀、材質、印文等產生變化。近年來，因印章使用、保管不當而引發(fā)的法律糾紛在建筑施工行業(yè)屢見不鮮。一些分支機構章、部門章、項目部章等被超范圍用于簽訂未經審批的合同、擔保文件、承諾或確認其他與經濟有關的事項，極易構成表見代理，存在重大經濟風險的隱患。一些項目部印章不按規(guī)定范圍使用，如用于分包勞務人員工傷及勞動關系證明上，給企業(yè)帶來了不必要的訴訟風險；有的項目章被擅自用于對分包工作量簽證單、點工單、對賬單和債務確認單等單據(jù)上，勢必增加項目成本，造成一定的經濟損失，甚至引發(fā)法律糾紛；有的項目章被用于簽訂結算、借貸、擔保文件或承諾函上，嚴重違反企業(yè)決策程序，存在重大隱患。更有甚至，少數(shù)項目管理人員內外勾結，故意將項目部公章甚至是技術資料章加蓋到損害企業(yè)利益的書面資料上去，最終給企業(yè)帶來巨大損失。
2.2.4異地用印難監(jiān)管
大型建筑施工企業(yè)在跨地區(qū)經營過程中，需要在異地使用單位公章時，要么派本單位印章專管員攜帶公章前往用印地點辦理用印事項，要么直接將單位公章交付申請用印單位自行辦理用印事宜。但是異地用印過程中經手層次多、人員雜，而且可能同時在幾個地方傳遞使用印章，一次異地用印往往會加蓋許多書面資料，這就讓企業(yè)印章主管部門無法對印章使用開展有效監(jiān)管，容易產生用印風險。
2.2.5印章回收、封存、銷毀管理不到位
建筑行業(yè)交易習慣和特性決定了建筑施工企業(yè)長期以來對印章“重發(fā)放輕回收”，突出表現(xiàn)在項目部公章何時回收、誰來回收、何時銷毀、如何銷毀等問題上。由于一項建設工程從竣工驗收到完成竣工結算，再到財務銷項往往要經歷較長的周期，有的甚至長達數(shù)年。項目一旦完成竣工驗收，項目管理班子通常就地解散或轉到其他項目了，項目印章也隨之處于個人保管或無專人管理的狀態(tài)中，使項目印章在不同時點上出現(xiàn)了管理要求、管理責任的不明確，即使項目竣工結算和質量保修完畢，如何做好印章的回收、封存、銷毀工作往往缺乏有效的制度安排，更缺乏專人負責和處置，極易造成印章管理失控、印章丟失等情況。
2.2.6印章管理的信息化程度不高
當前，越來越多的信息化手段被運用到建筑施工企業(yè)的合同管理、財務管理、施工生產要素管理和日常辦公等領域，但在印章管理方面，還基本停留在傳統(tǒng)方式和手段上，比如用印申請和審批管理，基本采用書面申請和實物用印方式，能夠系統(tǒng)地開發(fā)和使用電子印章及網(wǎng)上印章管理系統(tǒng)的企業(yè)少之又少，一旦發(fā)生印章風險事件后往往責任不清、追溯無門。而且由于缺乏統(tǒng)一的印章管理信息數(shù)據(jù)庫，對印章的使用狀態(tài)了解不清，印章偷蓋、濫蓋、多蓋的現(xiàn)象此起彼伏，并因此引發(fā)了諸多法律風險事件。
3.對策和建議
對于大型建筑施工企業(yè)來說，印章已經成了經營管理正常運行必不可少的關鍵要素和關鍵資源，所以必須重視對于印章的管理使用，筆者按照“全面、全員、全過程”的印章管理原則，并從風險控制的角度出發(fā)，提出四點建議：
3.1建立全面的印章管理體系
首先，要摸清企業(yè)印章管理的真實情況，梳理和綜合分析本企業(yè)印章使用管理的特點。大型建筑施工企業(yè)由于組織架構復雜，下屬分子公司、臨時機構眾多，企業(yè)印章管理部門對于印章管理的實際情況，往往不能做到完全掌握，在實際管理工作中就難以抓住重點。因此，必須對企業(yè)自身的印章管理現(xiàn)狀進行全面摸底和定期梳理，通過主管部門抽查和下屬企業(yè)自查相結合的方式，動態(tài)掌握企業(yè)印章數(shù)量、種類和區(qū)域分布等關鍵要素，才能有的放矢地開展規(guī)范印章使用管理的工作。
其次，要梳理印章管理的風險點，加強重點環(huán)節(jié)管控。要在掌握企業(yè)印章管理實際情況的基礎上，全面梳理本單位印章管理的主要風險點，采取針對性的管控措施。具體來說，一般要重點加強對項目部、駐外機構等薄弱環(huán)節(jié)的管控，重視上述機構印章刻制、使用、保管、回收等關鍵環(huán)節(jié)，通過加快區(qū)域總部建設，形成異地印章使用的監(jiān)管中心；要嚴格規(guī)范項目部章、分支機構章、部門章的用途范圍，通過印文內容明示等方式，限定其用途，防范不當使用引起的表見代理風險；要重視加強印章保管工作，明確印章必須存放在帶鎖的牢固可靠的箱柜內，防范失竊風險。
再次，要優(yōu)化用印流程設計，做到效率和風險管理兼顧。在掌握企業(yè)印章管理實際情況和關鍵風險控制點后，印章管理部門要制定一套符合企業(yè)自身實際、便于管理的用印操作流程和模式，平衡好效率與風險管控的關系。具體來說，對于用印流程要清晰明確，關鍵控制點負責人應有AB角的設置，關鍵業(yè)務事項需要前置審核的，相關部門必須明確聯(lián)系人，印章管理部門應有24小時蓋章工作預案等。同時，還要積極運用信息化手段和其他專業(yè)管理的工具、方法，探索電子印章等新型印章的使用和風險管控模式，提高印章使用管理的效率。只有這樣，印章風險管控工作才能既服務于企業(yè)發(fā)展又能兼顧內控管理需要。
最后，在完成上述工作的基礎上，要將相關的流程、做法、措施形成管理文件，制定完善的印章管理制度。要通過制度來規(guī)范印章使用監(jiān)管工作，明確各項基本標準和各級印章管理部門、管理崗位的工作職責。此外，也要通過制度的系統(tǒng)性規(guī)定，規(guī)范不同類別的行政公章的體系設計，統(tǒng)一種類、名稱、樣式，合理控制企業(yè)印章總量，明確各類印章的使用范圍，區(qū)域和權限。
3.2落實全過程印章使用管理要求
圍繞印章的“刻制、啟用、領用、保管、使用、登記、回收、銷毀”等全過程，要嚴格落實以下管理要求：
3.2.1印章的刻制
應由印章主管部門統(tǒng)一刻制，其他部門非經授權或制度規(guī)定，不得刻制印章；經授權刻制印章的，在印章刻制完畢后，應當?shù)接≌轮鞴懿块T辦理印模備案。
3.2.2印章的啟用
應由印章主管部門正式發(fā)文啟用以后，方可使用。啟用文件應注明印章啟用時間、保管單位、印章用途等，如替換原有印章的，原章應相應廢止。
3.2.3印章的領用
應由申請刻制印章的單位或部門，明確專人辦理領用手續(xù)，領用人應當是本單位的正式員工并進行登記備案，不得讓他人代領。
3.2.4印章的保管
應由專人保管并有上鎖的保管箱等專用的保管設備。印章的保管人員應簽署保管責任書，明確保管責任。印章保管人暫時不能行使保管責任的，應和臨時保管人員辦理印章移交手續(xù)。嚴禁將印章交由非本單位人員保管。
3.2.5印章的使用
應由保管人本人蓋章，印章保管人在使用印章前，應檢查是否按規(guī)定的流程、權限辦理了用印審批手續(xù)。如有不符合要求的，應由申請用印單位說明情況及具體補辦措施，否則不得用印。申請異地使用印章的，應由申請單位派經備案的借用人員來辦理借用手續(xù)，并明確要求歸還時間和借用期間的印章保管責任和保管要求等。
3.2.6印章的登記
應由申請用印人在用印前在專門的登記本上填寫用印事項，記錄用印時間，印章保管人在用印前，應檢查對方登記情況。
3.2.7印章的回收
應由印章保管單位向企業(yè)印章主管部門提出申請。在辦理回收手續(xù)時，應制作印章回收登記表，注明印章于何時起停止使用，有條件的應一并提交用印登記表，進行歸檔保存。
3.2.8印章的銷毀
應由印章保管部門根據(jù)實際情況，在企業(yè)檔案管理部門的協(xié)助下，辦理銷毀手續(xù)。
3.3增強全員印章使用風險防范意識
印章的使用風險并不僅限于印章使用的保管人和責任人，而是和企業(yè)每一個員工息息相關。大型建筑施工企業(yè)要針對不同對象采取不同的印章使用風險意識的教育和培訓。具體來說，要逐級開展針對印章專兼職管理人員的定期指導和業(yè)務培訓，不斷增強印章管理人員的法律意識、風險意識，提高其業(yè)務技能和崗位工作水平，防范差錯風險。對于一些基層項目部管理人員，要將全面系統(tǒng)地管理文件，提煉成通俗易懂的管理指南，直接張貼在其辦公地點，簡明扼要地提示印章管理的要求和管理責任；對于其他管理人員，要通過內控制度培訓、普法教育、專題講座等途徑廣泛開展印章規(guī)范使用和風險防范的宣貫活動，增強全體員工的風險防范意識和嚴格執(zhí)行企業(yè)印章管理制度的自覺性。
3.4加強監(jiān)督檢查，落實工作責任
大型建筑施工企業(yè)印章管理部門要加強對各類印章管理的業(yè)務檢查和考評，健全分級、分類管理的風險報告和督查機制，提高處置印章風險事件的應急能力。通過定期或不定期抽查等方式，組織開展印章使用管理情況的合規(guī)性檢查，對存在的隱患和漏洞，要及時落實整改，努力形成印章管理的長效機制。要落實工作責任，明確各級領導的監(jiān)管責任和印章管理人員的保管責任，做到“專人保管、有人負責、責任可追溯”，對違反印章管理制度的責任人要按照有關制度規(guī)定追究其責任。認真落實“誰掌管、誰負責”的工作責任制，嚴格執(zhí)行“隨用隨蓋、人在章在、人離章收”的操作要求，加強用印過程的監(jiān)管。對于仿冒、私刻企業(yè)各類公章的分包商和供應商，應要求其出具承擔因私刻印章而產生的一切經濟及法律責任，情節(jié)嚴重的還應取消其合格供應商的資格。 |
